Современный бешеный ритм жизни приводит к большому потоку информации, который необходимо держать в голове: работа, учеба, список покупок, деловые встречи и т.д. И когда все удержать не удается, то человек приобретает записную книжку.
С каждым днем число людей, которые хранят записи в книге, увеличивается. Ведь это простой и современный инструмент планирования.
В статье расскажем: что нужно записывать в ежедневник, как эффективно можно вести дела с помощью блокнота на работе, а так же, как красиво оформить записи в планере.
Специалисты говорят, что ежедневник играет большую роль в тайм-менеджменте, и благодаря его появлению значительно облегчается жизнь пользователя.
Разгрузка памяти
К сожалению, наша память не имеет способности одновременно удерживать свое расписание, продумывать стратегии и откликаться на события. Поэтому перенос планирования дня в ежедневнике избавляет от задач в голове и дает новое генерирование идей.
Расстановка приоритетов
Вы можете отфильтровать основные планы от второстепенных. Рассчитайте время на исполнение задачи, и оцените степень важности на сегодня. Таким образом, вы проанализируете и распланируете дальнейшую работу.
Укрепление мотивации
Что еще можно написать в ежедневнике? Выделяйте не только рабочие моменты, но и те, что относятся к свободному времени: фитнесс, бассейн, рукоделие. Также фиксируйте собственные достижения на отдельной странице: заносите личные успехи, даже если они и не очень существенные.
Увеличение трудоспособности
Человек будет работать эффективнее, если выберет основные цели. Выполняя приоритетные дела в течение дня, можно успеть намного больше. Важно всегда начинать со сложных и длительных задач, переключаясь на легкие. Но не в обратной последовательности.
Чтобы появилось желание постоянно записывать свои дела, нужно правильно его выбрать. Более подробно узнать, какую записную книжку по необходимым критериям лучше купить, можно из нашей предыдущей статьи. Здесь мы кратко опишем несколько рекомендаций по выбору от интернет-магазина Офисмаг:
В любом случае выбор зависит от предпочтений пользователя. Кто-то выбирает датированные планеры, чтобы распланировать все дни, а кому-то понравится заполнять даты самостоятельно или не вписывать их вовсе. Одному важна серьезность без излишеств, а другому мотивирующие цитаты и справочная информация. Единственное, что отмечают специалисты по тайм-менеджменту – планирование должно быть на бумажном носителе. В отличие от электронного гаджета, он будет тренировать моторную и визуальную память.
Для максимального прогресса необходимо соблюдать лишь несколько правил. Тогда планирование на бумаге покажется еще и увлекательным занятием.
Правило №1. Выберите формат планирования
Необходимо подумать над идеей и форматом оформления ежеденевника. Определитесь, какие записи вы будете вносить: только рабочие, личные или совместите все.
Также лучше ввести жесткий и гибкий график планирования. Сразу уточним, что жесткими являются дела с привязкой к определенному времени, например, звонок менеджеру в 12:20. А гибкими считаются планы, которые делают в течение дня.
Как нужно правильно вести ежедневник в таком случае? Разграничьте страницы:
| Жесткие | Гибкие |
|---|---|
| Совещание 13:25 | Отсортировать почту |
Такой прием увеличит эффективность и не позволит упустить что-то важное.
Правило №2. Расставить приоритеты
Всегда выполняйте планы по мере их важности и сложности. Не стоит выполнять несложные задачи, а потом переходить к сложным. Также ошибкой будет не учитывать приоритетность вовсе.
Вот пример системы ведения записей ежедневника – разбейте задачи и выделите их разными цветами:
А – следует приступить незамедлительно, иначе будут серьезные последствия. Например, оплатить штраф за парковку.
Б – негативных последствий не наступит, однако лучше выполнить. Допустим, пройти курс, связанный с вашей работой.
В – то, что положительно скажется на самочувствии или работе: убраться в квартире, прибрать рабочее место.
Если вы запомните это золотое правило, то сохраните нервную систему в продуктивном состоянии.
Правило №3. Старайтесь планировать вечером
Чтобы организовать свой ежедневник, начните записывать события не с самого утра, а вечером. Выделяйте по 5-10 минут в день для составления планов на завтра и подведения итогов сегодня. Во-первых, это необходимо для вашего спокойствия перед сном. Ведь с утра не нужно будет бросаться на продумывание планов. Во-вторых, вы станете организованнее. Специалисты утверждают, что для формирования правильной привычки достаточно 21 дня.
Правило №4. Зачеркивайте выполненное – не оставляйте невыполненное
Обязательное правило – всегда переносить задания на другой день. У вас не будет возникать вопрос «Что можно писать в ежедневнике, когда нет дел?», если перепишите невыполненную задачу. Иначе вы можете упустить что-то важное, пролистывая все страницы.
Чтобы замотивироваться и сэкономить время, вычеркните сделанные задания. Так будет легче выполнять работу и наблюдать за выполненными делами. Приятно ведь наблюдать за тем, сколько работы проделано?
Правило №5. Ставьте долгосрочные цели
Еще одним правилом для ведения ежедневника считается запись основных целей. Обязательно запишите долгосрочные задачи на первом листе. Это отлично поможет не только в самоорганизации, но и достижение запланированного.
Правило №6. Будьте сдержаны
В первые дни хочется оформить ежедневник сразу на неделю, месяц или год. Написать про время обеда, чистки зубов. Помните, что много задач – это неверный путь, который быстро надоест. Правильным решением будет оставлять промежутки во времени. Возможно, вы задержитесь на совещании или клиент придет раньше.
Всегда следите за умеренным рабочим ритмом, чтобы не перегрузить организм.
Правило №7. Используйте только по назначению
Не стоит путать планер с адресной или кулинарной книгой. Не делайте из него личный дневник, записывая свои переживания. Четко представьте, что должно быть в вашем ежедневнике. Иначе блокнот не даст положительных результатов, превратит жизнь в беспорядок и постоянный поиск важных дел. Но если такая необходимость есть, то вложите дополнительные листы или прикрепите их степлером.
Правило № 8. Носите планы всегда с собой
Таким образом, все необходимые планы всегда будут под рукой. Сложно забыть о задаче, когда она всегда будет перед глазами. Но не стоит расстраиваться, если вы его где-то забудете. К этой привычке следует привыкнуть.
Правило №9. Творите
Для того чтобы вам хотелось в него заглядывать можно не только правильно, но и красиво заполнять ежедневник. Человеческая фантазия безгранична. Это могут быть рисунки на отдельных страницах, клейкие стикеры с выписанными делами, декоративный скотч или яркие заголовки.
Если оформлять ежедневник деловыми встречами и звонками на неделю или месяц станет скучным занятием, то вот еще несколько идей для его ведения.
Здоровье
В современном мире здоровье и спортивный образ жизни особо актуален. Малая часть, с чем можно столкнуться – плохой сон, неправильное питание, проблемы со спиной, кожей или желудком. Выделите несколько страниц, чтобы отметить количество тренировок, составить меню, отследить отходы ко сну и время пробуждения.
Семья и дом
Здесь неограниченное количество целей и тем для ежедневника на неделю, месяц или год. Например, могут быть вписаны домашние дела, времяпровождение с семьей, развитие детей. Также можно сделать трекер по уборке дома.
Финансы
Сегодня интернет предлагает различные приложения для ведения доходов и расходов. Однако лучше все финансовые дела вести на бумаге, потому что:
Другие сферы
Что можно делать в ежедневнике, решать только вам. Планер поможет хранить ваши цели на год и задачи на завтра, в нем можно отслеживать дела и привычки, подводить итоги и записывать успехи. В общем, делать то, что может привести к исполнению желаний.
Специалисты говорят, что список дел помогает в самоорганизации и самодисциплине. Если правильно научиться оформлять свой ежедневник, то можно повысить эффективность работы. Деловому человеку необходимо контролировать даты и уметь правильно распределять время. Благодаря таким условиям вырабатывается стрессоустойчивость, так как список дел учит правильно реагировать на форс-мажоры и справляться с ними.
Повысится продуктивность без вреда для личных интересов. То есть рабочие процессы перестанут владеть всеми сферами жизни, появится больше свободного времени на личную жизнь, саморазвитие и хобби.