Чай, кофе, сахар, салфетки, прочие мелочи — привычные спутники офисной жизни. Эти затраты давно вошли в повседневную практику. Их закупают компании, от стартапов до крупных холдингов. Но при налогообложении такие издержки могут обернуться неожиданными проблемами. Налоговая инспекция внимательно следит за тем, как списываются эти суммы. Особое внимание к так называемым «бонусам» для сотрудников.
Если вы не знаете, как правильно списать расходы на чай, кофе, сахар, печенье для офиса на затраты в бухучете, велика вероятность получить доначисления налогов, пени. В статье расскажем, как оформить такие операции грамотно, не нарушая правовые нормы.
Определим, к какому виду затрат отнести покупку продуктов для офиса. Это влияет на то, будут ли они учтены при налогообложении.
Расходы на чай, кофе для офиса и другие нужды, если они предназначены для сотрудников, называются — хозяйственные. Они обеспечивают комфортные условия труда, связаны с деятельностью компании. Тогда легко понять, как отразить в учете чай, кофе для сотрудников: конечно, с использованием счетов 26 или 44, в зависимости от политики предприятия. Минфин РФ в письме, вышедшем 11.06.2015 прямо указывает, что учитывать такие расходы для налогообложения прибыли нельзя.
Поэтому имеет право на жизнь формулировка «не принимаемые для налогового учета затраты на хозяйственные нужды». Это отражает суть, снимая часть рисков.
Если продукты закупаются для встречи с заказчиками, партнерами, их относят к представительским расходам. Но нужно быть осторожными. Такие операции строго регламентируются. Чтобы их признали, придется обосновать их необходимость:
Только при наличии приказа, перечня приглашенных лиц, деловой переписки, фотоотчета (при возможности) получится списать чай и кофе на представительские расходы. И, конечно, не более установленного лимита. Он составляет до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период.
Министерство финансов России и Федеральная налоговая служба придерживаются строгой позиции.
Стоимость чая, кофе, воды, сахара для сотрудников в целях налога на прибыль не могут уменьшить базу налогообложения. Даже при наличии всех правильно оформленных документов.
Те, кому очень хочется учесть их в налоговом учете, могут предпринять попытку включить такие траты в расходы на питание. Но это требует особых условий:
Такие траты можно квалифицировать как оплату труда. Это подтверждает НК РФ (п. 25 ст. 255). Но тогда появляется дополнительное начисление налогов. Ведь формально сотрудник получает натуральный доход. Возникают обязательства по НДФЛ, страховые взносы.
В учете налоговой добавленной стоимости, ситуация, следующая:
• При отсутствии персонификации нет объекта налогообложения НДС. Об этом есть разъяснение Минфина, вышедшее в январе 2020 года. Но и ставить входной НДС к вычету неправомерно.
• При наличии персонификации добавленный налог начисляется на стоимость выданных товаров. Но разрешено принять вычет по входящему НДС, если есть счет-фактура, соблюдены условия.
Здесь важно понимать ставку НДС на чай и кофе в зернах. Чаще всего применяется 20%. Но при поставке некоторых пищевых продуктов установленный процент налога 10%. Конкретную ставку определяют по документам поставщика, коду ТН ВЭД.
В отчётах вы не найдёте строки «налог на чай», но при неправильном оформлении он появится. В виде спорных затрат, неначисленного НДФЛ и забытого НДС. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, необходимо действовать системно. Вот несколько практических шагов:
Согласно НК РФ расходы на чай, кофе для сотрудников при УСН не учитываются. Они не включены в закрытый перечень трат, уменьшающих базу налогообложения. Исключений не предусмотрено.
Офисный кофебрейк не просто забота о сотрудниках, но и зона пристального внимания проверяющих органов. Не дайте мелочам стать причиной серьезных последствий. Оформляйте документы правильно. Не забывайте про правовую базу. Чем строже отнесетесь к учету, тем легче будет аргументировать свои расходные операции.