Офис — это не просто пространство со столами, компьютерами для персонала и руководителей, шкафами для документов, сейфами, кулерами и креслами на колесиках. Грамотная планировка офисного помещения с соблюдением норм площади на 1 человека в офисе в квадратных метрах способствует формированию корпоративной культуры компании, повышению продуктивности каждого отдельного сотрудника и отделов в целом.
Заниматься планировкой можно самостоятельно после изучения десятков нормативных документов и ассортимента компаний, поставляющих на рынок мебель и технику самого разного назначения. Но лучшим решением станет использование специального сервиса для планировки.
С ним достаточно обозначить количество сотрудников и размеры помещений, чтобы получить оптимальный вариант расстановки столов, шкафов и стульев, размещения зон отдыха и переговорных.
Работодателю недостаточно снять помещение и закупить столы для менеджеров, специалистов службы поддержки и др. При организации рабочих мест необходимо соблюдать определенные нормы. Они могут быть как обязательными, так и рекомендательными.
За нарушение первых компанию-работодателя могут оштрафовать в соответствии с действующим законодательством. Вторые делают работу в офисе более комфортной, способствуют повышению производительности труда, в том числе без дополнительных и объемных вложений в инфраструктуру.
При изучении этого вопроса нужно обратить внимание на положения СанПиН 1.2.3685-21 и СП 2.2.3670-20, иных документов, регламентирующих оснащение офисов и не только. Также следует учитывать Приказ Минтруда РФ от 29.10.2021 №774н. В соответствии с ним рабочее место любого сотрудника должно быть максимально безопасным, его оснащают с учетом характера выполняемых работ.
Основные же требования в офисе таковы:
По СанПиН нормы организации рабочего места в офисе регламентируют даже температуру в кабинетах. Оптимальные значения зависят от категории работ и сезона. Часто для офисной (сидячей) работы ориентируются на+22–24 0С зимой. Летом допускается повышение на 1–2 0С. Более точные значения можно уточнить в актуальных нормативных актах. Проветривание обеспечивается встроенной приточно-вытяжной вентиляцией или системами кондиционирования.
Требования к рабочему месту офисных сотрудников не ограничивается информацией как поставить компьютерный стол
Рабочие смены могут длиться по 12-24 часа. Если в непосредственной близости отсутствуют столовая или кафе, желательно обустроить отдельное помещение или выделенное пространство для отдыха и приема пищи. Его размеры, оснащение определяются количеством сотрудников и действующими санитарными правилами.
До 2021 года в России регламентировалось расстояние между мониторами на столах. В настоящее время это положение СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 не действует. Но работодатель обязан минимизировать воздействие на сотрудника самых разных факторов: от значительной зрительной нагрузки до многочасового сидения в неудобной позе в плохо освещенном помещении.
Размеры столов и кресел законодательно не регулируются. Это же относится к материалам обшивки, внешней облицовки, расположению ящиков, дополнительных стеллажей для папок с документами. Главное в данном случае — удобство персонала. Сиденья не должны скользить, а применяемые ткани обязательно пропускают воздух и отличаются гигроскопичностью.
Применительно к этому пункту нужно отметить, что одна и та же расстановка столов и шкафов не подойдет секретарю, директору и менеджеру по персоналу. В каждом случае есть моменты, которые нужно учитывать при оформлении пространства.
Задачей этого сотрудника часто является встреча гостей (клиентов, партнеров и т. д.), подготовка документов для руководителя. Эти моменты и нужно учитывать при оформлении рабочей зоны:
• в центре находится стол. Его размещают так, чтобы секретарь мог видеть всех, кто входит в помещение. От окружающего пространства стол часто отделяет стойка. В ней под крышкой можно разместить монитор, пачки бумаги, текущие документы. Принтеры, шредер, иная оргтехника, кофемашина часто размещаются на отдельных тумбах или приставных столах;
• рядом — зона ожидания для посетителей. Она может включать несколько стульев или даже диван с креслами, журнальным столиком, кулером. Может потребоваться и шкаф для одежды.
С учетом нормативов площади на одного работника в офисе зона секретаря может занимать 15–20 кв. м. Многое зависит от количества посетителей, функционала сотрудника и размеров имеющегося помещения. Требования к эргономике стола, кресла стандартные. Это относится к высоте столешницы, наличию пространства для ног, регулированию сиденья, спинки, подлокотников, освещению. Все предметы размещают так, чтобы секретарь мог достать нужную вещь или документ, совершая минимальное количество движений.
При обустройстве переговорной необходимо сначала определиться с назначением. От этого зависят и размер помещения и расстановка мебели.
Общие рекомендации по переговорным с учетом норм офисного пространства на 1 человека таковы:
От направленных светильников над столом и глянцевых поверхностей в переговорной лучше отказаться. Иначе будет сложно избежать бликов на мониторах.
И снова на первом этапе стоит определиться, как будет использоваться пространство:
• если руководитель планирует в своем кабинете только самостоятельно работать с документами, можно ограничиться установкой большого рабочего стола с подстольными тумбами с ящиками;
• если же планируются совещания, встречи с клиентами, потребуются зона отдыха с диванами и брифинг-приставка.
Шкафы для документов и верхней одежды располагают за спиной руководителя либо вдоль боковых стен, но так, чтобы не загромождать пространство. Рабочий стол лучше не устанавливать непосредственно напротив двери. Руководитель должен видеть, кто входит, и иметь возможность, например, убрать, перевернуть рассматриваемый документ. Минимальное расстояние от стола до стен или шкафов — 100–120 см.
По СанПиН на кабинет руководителя также распространяются нормы размещения сотрудников в офисных помещениях, но на практике площадь может исчисляться десятками квадратных метров.
Освещение должно быть многоуровневым. Отдельные светильники монтируют над зонами: рабочей и отдыха. Дополнительно устанавливают настольные светильники с функцией регулировки светового потока.
Наибольшей популярностью пользуются следующие варианты планировки пространства:
При выборе необходимо учитывать задачи конкретного бизнеса. Если в приоритете конфиденциальность, пригодится кабинетная система. Если же речь идет о постоянном или регулярном обсуждении идей и их совместной реализации, стоит обратить внимание на open space. В любом случае работодатель обязан соблюдать требования к освещению помещений, наличию эвакуационных выходов, нормативам площади на одного сотрудника.
По охране труда к офисным помещениям предъявляются особые требования. Они распространяются на размеры кабинетов, расстановку рабочих столов, даже пространство для ног под ними.
Для IT-компании, туристического агентства, кол-центра можно выбрать открытую планировку или open space. Если же сотрудники работают с конфиденциальными документами, ведут переговоры с клиентами, целесообразно разделить пространство на отдельные кабинеты с хорошей звукоизоляцией.
Получить детальный план офиса с расстановкой мебели помогут специализированные сервисы. Они учитывают количество сотрудников, виды деятельности, требования в части приватности, наличию зоны отдыха и переговорных.