Необходимо навести порядок в отчетности в офисе или архиве? Хочется, чтобы можно было в любой момент найти нужные бумаги, не потратив на это много времени? Для этого стоит использовать устройства для хранения документов, а именно металлические шкафы и стеллажи.
Один из самых простых и эффективных способов организации сохранения бумаг - установка архивных стеллажей. Их основное предназначение заключается в комфортном размещении файлов с отчетностью. Они обеспечивают постоянный, удобный доступ к бланкам, систематизацию их расположения. Несмотря на развитие электронных систем хранения документации, от бумажных архивов еще не отказались, так что шкаф для архивного хранения документов в офисе будет отличным приобретением.
Системы для сохранения бумаг имеют различия. Их необходимо знать для того, чтобы подобрать систему для архива, которая комфортно разместится в офисе.
Существуют разные идеи хранения бумаг и документов в офисе. Производители выпускают секретеры, которые отличаются по форме и размерам. Чаще всего картотечные они выпускаются в форме квадрата или прямоугольника. Ящики внутри них расположены друг над другом.
Есть и узкие модели - для хранения данных в небольших помещениях. Перед тем, как покупать стеллаж, убедитесь, что он войдет на предназначенное для него место. Для этого перед покупкой измерьте размеры (ширину, глубину и высоту) места, на которое его планируется установить.
Большую популярность среди покупателей получили широкие и высокие модели стеллажей для архивного хранения. Причина в том, что они позволяют хранить одновременно большое количество информации.
Подбирая шкаф для бухгалтерских документов, необходимо обратить внимание и на то, из какого материала он изготовлен. На практике широко распространены два варианта исполнения таких изделий. Для их создания используют такие материалы, как:
Они обладают качествами, необходимыми для обеспечения достойной защиты сведений, хранящихся на архивном стеллаже. Более широкое распространение получили металлические шкафы для хранения личных дел работников, финансовой отчетности, копий договоров, корреспонденции.
Причина кроется в качествах металла. Изделия, изготовленные из него, более прочны и долговечны. Металлическая конструкция ценится больше, в первую очередь, из-за устойчивости к воздействию огня.
Древесина же обладает высокой степенью пожароопасности. По этой причине конструкции из нее используют для хранения сведений там, где риск возгорания ниже, например, в школах.
Если вы думаете о том, какой шкаф лучше выбрать для хранения бумаги в офисе, то выбирайте вариант из металла - несмотря на более низкие эстетические качества, он долговечнее и надежнее защитит документацию.
Наполнение архивных стеллажей отличается. Разница проявляется в количестве ящиков, их расположении, разновидностях. Многие современные конструкции металлических шкафов предусматривают выдвижные ящики с замком. Это дает дополнительную защиту информации. Для того чтобы понять, где находятся конкретные бумаги, можно нанести маркировку на лицевую сторону выдвижного ящика.
Есть стеллажи без ящиков - в таком случае отчеты хранят в папках. Для большей защиты такие этажерки могут оснащаться стеклянной дверцей.
Отличительная особенность данных изделий - организация вертикального хранения документов. Оно позволяет быстро найти необходимые бумаги, упорядочить их по алфавиту. Такая система сохраняется в конструкциях как с ящиками, так и без них.
При организации хранения документов в офисе выбирайте такие размеры картотечного архивного шкафа, которые вписываются в помещение и являются достаточными для комфортного размещения в нем всех бумаг.
В процессе подбора необходимо ориентироваться на размер бумаг, используемых в организации. Ящики должны вмещать документацию так, чтобы она входила полностью и не сминалась в процессе.
Эксперты советуют выбирать секретеры, в которых есть несколько выдвижных ящиков. При этом размеры сейфов для документов могут варьироваться от формата А0 до формата А5. Если в продаже нет шкафа с необходимыми параметрами, и он не помещается в комнате, можно заказать индивидуальное изготовление или подгонку под нужные параметры.
Минимальное количество ящиков - 2. В большом секретере может находиться 9 выдвижных ящиков или больше.
Формат картотечного шкафа позволяет систематизировать документацию и сократить время на ее поиски. Однако их выбирают и из-за иных преимуществ. К ним относят:
В процессе подбора изделия опирайтесь на несколько параметров. Первый из них - назначение архивного шкафа. Для картотеки с дипломами или личными делами работников достаточно небольшого, узкого секретера. Для хранения большого количества отчетов потребуется широкий стеллаж с большим количеством разных по размеру ящиков.
При размещении учитывайте размеры помещения и то, какая мебель в нем находится, как часто она используется. Необходимо обеспечить наличие расстояния между шкафами в архиве, достаточное для прохода между ними, если стеллажи размещаются в несколько рядов.