Сотрудники многих компаний проводят на своих рабочих местах очень много времени, рассматривая офис почти как второе место жительства. Именно поэтому крайне важно понимать, что должно быть в офисе для комфортной и плодотворной работы. При организации офисного пространства нужно учитывать ряд рекомендаций, а также заранее позаботиться о приобретении техники, мебели и канцелярских товаров.
Офисная мебель – очень важная составляющая для любого офиса. Предметы мебели формируют дизайн пространства, а также обеспечивают комфортные условия для сотрудников. Чтобы условия работы были действительно комфортными, важно понимать, как правильно подбирать мебель в зависимости от направленности офиса и специфики работы компании.
Для организации офиса понадобятся:
Все используемые предметы должны быть максимально комфортными, безопасными и функциональными. Если помещение небольшое, стоит отдавать предпочтение универсальным предметам, способным выполнять сразу несколько функций. Конкретное количество предметов рассчитывается заранее.
Купить мебель для персонала и руководителей
Для персонала следует подобрать удобные рабочие кресла, за которым комфортно проводить много времени и не нагружать спину. Кресло руководителя должно выглядеть солидно, быть изготовленным из натуральной или экокожи, с удобными подлокотниками. Не стоит забывать о стульях для посетителей, которые ставятся в приемной, комнате для переговоров, в холле. Если планируется прием большого количества посетителей, лучше купить скамьи и банкетки.
При выборе офисных столов важно учитывать цели предназначения данной мебели. Компьютерный стол следует выбирать с большой поверхностью, где удобно размещается монитор и остается место для канцелярии. Внизу должна быть полка для системного блока. Стол руководителя должен выглядеть более презентабельно и быть сделан из натурального дерева или шпона.
Чтобы предметы сочетались между собой, лучше купить набор мебели для офиса, выполненный в одном стиле. Для сотрудников можно приобрести бюджетные комплекты со столом, подкатной тумбой, простым шкафом для хранения документации. Руководителю подойдет набор мебели с большим столом и брифинг-приставкой, со стеллажом и внушительным шкафом.
Приобретенные товары должны соответствовать стилю офиса, сочетаться друг с другом и окружающей обстановкой. Не стоит экономить на материалах, так как дешевая мебель практически всегда выглядит не слишком привлекательно.
Самое главное, избегать лишних элементов и четко следовать заранее проработанному плану офисного помещения.
Под компьютерным оборудованием принято понимать целый комплекс устройств, включая полноценные компьютеры, мини-блоки или мощные серверы для объединения сотрудников. В продаже сейчас доступно огромное количество самого разного компьютерного оборудования в любых ценовых категориях.
Из компьютерного оборудования в офисе понадобятся:
Понимая, как обустроить кабинет на работе, важно также оснастить каждое рабочее место качественной техникой. Так как в офисе компьютерное оборудование используется чаще всего в качестве печатной машинки, можно обращать внимание на относительно недорогие модели среднего уровня. Запаса производительности таких компьютеров более чем достаточно для решения стандартных офисных задач.
При выборе стоит обращать внимание на следующие параметры:
Лучше отдавать предпочтение моделям, которые не потребляют слишком много энергии и не шумят во время работы. Иначе добиться комфортной обстановки будет непросто.
Сетевое оборудование необходимо для связи компьютеров между собой и упрощения процессов обмена данными. После размещения сотрудников в офисе очень важно предусмотреть возможность объединения их в единую сеть для удобства работы и контроля со стороны начальства.
К сетевому оборудованию относят:
Заранее продумывается, насколько быстрым должно быть соединение между компьютерами и соединение с интернетом. Сейчас практически для любого офиса необходим стабильный и безлимитный доступ к всемирной паутине.
Для удобства работы можно использовать беспроводные сети. Для доступа к интернету через Wi-Fi необходим роутер и усилитель сигнала, чтобы интернет работал во всем офисе. Если устройство не имеет встроенного модуля для получения сигнала Wi-Fi, понадобится и адаптер.
После подключения беспроводных сетей пространство офиса значительно преображается, так как удается избавиться от постоянно висящих или валяющихся на полу проводов. К тому же сотрудники станут мобильнее, получая доступ к общей сети из любой точки офиса.
Под периферийным оборудованием понимаются отдельно стоящие предметы, которые работают вместе с компьютером и помогают выполнять необходимые операции.
Список оборудование рабочего места в офисе практически всегда включает в себя следующую периферию:
При решении вопроса, как оборудовать офис, важно внимательно подойти к рабочему оборудованию. По аналогии с компьютерными и сетевыми приборами это должны быть максимально качественные и надежные устройства, которые при этом не слишком сильно ударят по бюджету компании.
Принтеры, сканеры и многофункциональные устройства выбираются исходя из объема работы с печатными материалами, размеров офиса и количества, подключенных к одному устройству сотрудников. Современные приборы позволяют организовывать крупные локальные сети с беспроводным доступом к периферии.
Представить работу офиса без канцелярских товаров очень сложно. Необходимо заранее спланировать интенсивность использования тех или иных предметов, а затем закупить их у надежного поставщика. Если не продумать все сразу, высок риск не получить необходимое или потратить средства на ненужные товары.
При составлении списка того, что нужно для открытия офиса, учитываются следующие факторы:
Помимо основных товаров, также не стоит забывать и о канцелярских мелочах, значительно упрощающих работу. Сюда относят различные булавки, скрепки, кнопки, ластики и многое другое.
Особое место в офисе отводится бумаге. Для составления договоров, приказов, бухгалтерских отчетов требуется много офисной бумаги, которая делится на следующие категории:
Больше всего в офисах уходит белой бумаги для принтера, которую необходимо покупать сразу большими упаковками. Лучше выбирать бумагу хорошего качества, которая не скрутится во время печати и не испортит дорогостоящее оборудование.
Цветная бумага используется для распечатывания рекламных листовок или важной информации для сотрудников. Яркие листы привлекают внимание, и информация, напечатанная на них, запоминается гораздо лучше.
Магнитная бумага пригодится для создания рекламной продукции. На листах с магнитным слоем можно печатать при помощи принтера рекламные материалы, которые будут прикрепляться на металлические поверхности.
Для матричных и барабанных принтеров необходимо покупать перфорированную бумагу с отрывной или неотрывной перфорацией. А для заполнения однотипных бланков в нескольких экземплярах понадобится самокопирующая бумага.
Решая, как организовать офисное пространство, неопытные руководители могут совершить ряд ошибок, которые впоследствии выльются в серьезные проблемы.
Одной из самых частых ошибок представляется отсутствие свободной планировка кабинетов в офисе. Некоторые руководители даже в современных зданиях придерживаются традиционной системы кабинетного расположения рабочих мест. При этом ряд исследований в области психологии офисных сотрудников указывают на то, что свободная планировка гораздо лучше влияет на общую эффективность.
Нередко при решении вопроса, как обставить офис, руководители предпочитают все делать самостоятельно без учета интересов сотрудников. Некая группа ответственных лиц с дизайнерами занимаются организацией рабочего пространства в офисе, при этом зачастую забывая о базовых потребностях рядовых работников. А это, в свою очередь, не слишком благотворно влияет на эффективность работы и общую атмосферу в офисе. Необходимо заранее провести опрос среди сотрудников, выявив все пожелания, а также учесть возможные недовольства.
Заказать бесплатный дизайн-проект
При организации офиса с нуля очень часто забывают о такой важной вещи, как зонирование. В результате получается пространство, вынуждающее людей постоянно отвлекаться от основной работы и сталкиваться с сотрудниками других отделов. Необходимо разделить отделы таким образом, чтобы люди не мешали друг другу.
Задумываясь, как обустроить офис, многие руководители уделяют слишком много внимания внешней атрибутике и оформлению, забывая о главном. В погоне за удивленными взглядами клиентов и конкурентов, ставят комфорт сотрудников на второй план. На деле же, имиджевые решения часто смотрятся очень навязчиво, отвлекая от основной работы.
Нередко руководители пренебрегают размещением зон отдыха в рамках офиса, ошибочно уделяя этому меньше всего внимания. Тем не менее, эмоциональное выгорание сотрудников является настоящей проблемой, способной повлиять на успешность работы всей компании. Если не предусмотреть место для отдыха, можно довольно быстро столкнуться с серьезными проблемами и конфликтами в коллективе.