Что такое архивный короб и для чего он нужен в организациях

Содержание

1. Зачем нужен архивный короб
2. Государственный стандарт архивного короба
3. Виды упаковки для сдачи в архив документов и типы креплений
4. Из чего делают архивные коробки
5. Как собрать архивный короб для хранения документов
6. Правила хранения документов в архивном коробе
7. Преимущества хранения документов в архивном коробе

Зачем нужен архивный короб

Что это такое архивные короба для бумаг? Это прочные картонные коробки с жестким каркасом. Продаются они обычно в разборном виде и занимают мало места при хранении. В крупных коробках предусмотрены отверстия по бокам для удобства переноски. Такая упаковка надежно защищает документы от воздействий внешней среды: солнца, пыли и влаги.

Купить архивный короб

Государственный стандарт архивного короба

• На коробках не допускается пятен масла, клея и механических повреждений.
• Необходимо, чтобы линии сгиба были нанесены без перекосов, четко.
• Размеры архивного короба для бумаг могут варьироваться: высота – от 8 до 80 см, ширина – от 33 до 120 см, длина – от 33 до 80 см.
• Толщина картона должна быть 1.5–3 мм, это обеспечит прочность упаковки.
• Не допускается расслоения картона по краям кромок.

Виды упаковки для сдачи в архив документов и типы креплений

1. Горизонтальные. Самый вместительный и универсальный вид упаковки. Такие коробки подходят не только для документов, но и для перевозки и хранения офисной оргтехники, книг, канцелярии и личных вещей.
2. Вертикальные. Это самый компактный вид коробок, они разработаны для бумаг в формате А4.
3. Тубусы. Длинная упаковка с круглым типом сечения, в которых хранят бумаги, свернутые в рулон: рукописи, эскизы, чертежи. На некоторых тубусах предусмотрен наплечный ремень для перемещения.
4. С крышкой. На коробах для хранения документов в архиве могут быть съемные или откидные крышки. Крупные упаковки обычно комплектуют съемными крышками, чтобы было проще достать большие папки. А более компактные упаковки – откидными.

Из чего делают архивные коробки

Архивные коробки выдерживают большой вес, при этом они легкие и компактные при хранении в разборном виде. Микрогофрокартон и пятислойный гофрокартон – прочный и легкий. Он идеально подходит для производства архивной упаковки. Для того чтобы коробки защищали бумаги от влаги, картон могут покрывать бумвинилом. По виду и даже на ощупь этот синтетический материал напоминает кожу, у него есть похожий рельеф. Для дополнительной прочности крышки, дно и уголки крупных вертикальных коробок иногда укрепляют металлическими скобами.

Как собрать архивный короб для хранения документов

Чтобы коробки не занимали много места при транспортировке и хранении, их поставляют в разборном виде. Покупатель получает картонную выкройку с самосборной конструкцией. Это означает, что при сборке не понадобится клей, степлер, ножницы и другие инструменты. На упаковке обозначены линии сгиба. Клапаны и боковины сгибают под углом 90° в определенном порядке. Опытные архивные и офисные работники знают, как собрать архивную коробку всего за пару минут. Но даже если вы собираете такую упаковку впервые, сложностей не возникнет, просто займет немного больше времени.

Правила хранения документов в архивном коробе

• Подписывайте или маркируйте короба. Если на упаковке нет специального окошка для записей, удобно использовать самоклеящиеся этикетки.
• Плотно закрывайте клапаны и крышки, чтобы свет и пыль не проникали внутрь упаковок.
• Не ставьте архивные коробки с бумагами в помещениях с повышенной влажностью. Нельзя допускать резкого колебания влажности и температуры.
• При хранении архивных коробок должно быть более одного метра до отопительных приборов.
• Храните короба как можно ближе друг к другу. Так при пожаре огонь распространяется медленнее и больше документов останутся в целости, их успеют спасти.

Преимущества хранения документов в архивном коробе

• текст можно прочесть;
• хорошо видны печати и подписи, их можно идентифицировать;
• нет пятен и пыли.

• Благодаря различию по цвету, в архивных коробках удобно систематизировать документы. К примеру, в красных можно разместить документы уволенных сотрудников. А в зеленых – действующих.
• Архивные коробки легко сложить стопкой для хранения, а если понадобится, быстро снова собрать. Благодаря высокой плотности картона, его можно сгибать и разгибать много раз.
• Гофрированный картон, из которого обычно делают короба, – экологичный материал, он подлежит повторной переработке.
• Офисные картонные коробки легкие, и не добавляют дополнительного веса при транспортировке. В них удобно переносить не только бумаги, книги, папки, но и любые предметы, подходящие по размеру.
• Крышки изготавливают из многослойного картона, они достаточно прочны для того, чтобы ставить короба друг на друга. Поэтому документы хранятся компактно, даже если не хватает полок в шкафу.
• Выдерживают большой вес. К примеру, короб BRAUBERG, габариты которого 32,5 x 23,5 x 32,5 см, подходит для переноски предметов с общим весом до 30 кг.
• При всех своих достоинствах картон – недорогой материал, поэтому и короба из него доступны по цене.