Журналы регистрации: какие документы должны быть в каждой организации?

Содержание

  1. Для чего предназначен журнал регистрации
  2. Журналы для обязательного ведения
  3. Журналы для необязательного ведения
  4. Правильное оформление и хранение регистрационной книги

В каждой организации в процессе ведения документации появляется большое количество всевозможных журналов учета и регистрации. Все они необходимы для доказательства поступления и формирования важных документов на предприятие. Их подразделяют на несколько видов. Одни ведут ежегодно, а другие заводят на короткий срок. 

Для чего предназначен журнал регистрации

Сначала рассмотрим термин. Регистрация – это вписывание документа в бумажный носитель и предоставление ему номера. Также номер предоставляется несколькими фирмами, при условии, что каждая компания присваивает свой. Обозначения можно указывать через черту. Если у документа появляется регистрационный номер, то бумага входит в документооборот. Журнал прошивают и опечатывают, а также подписывают ответственным за его ведение.

Целью ведения книг учета и регистрации являются:

  • Фиксирование даты, так как от нее отсчитывается срок исполнения.
  • Упорядоченное хранение справочной информации о документации, а также учет кадров и их движения.
  • Удобный и легкий поиск необходимых документов.

Регистрировать требуется все бумаги, которые были созданы в компании или поступили извне.

Журналы для обязательного ведения

Рассмотрим минимальный перечень журналов регистрации и учета, какие ведутся на предприятии. Стоит отметить, что не имеет значение размер компании, ее штат и форма собственности. Также необходимо учесть, чем больше предприятие, тем больше количество документации. Сами формы книг не утверждены, поэтому руководитель определяет их самостоятельно, исходя из своих потребностей.

В любой организации считаются основными видами журналов регистрации и учета для:

  • Входящей и исходящей корреспонденции.
  • Приказов по основной деятельности.
  • Служебных записок.
  • Договоров.

Журналы для необязательного ведения

Некоторые книги можно вести, чтобы облегчить рабочий процесс. Обычно в организации ведутся журналы регистрации предложений, заявления работников, учет посетителей или закупок, а также служебных записок, связанных с кадровыми делами.

В Трудовом кодексе указано, что сотрудники должны быть предупреждены об определенных событиях вовремя. Поэтому для удобства предлагается завести картотеку.

Также можно записывать:

  • Использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска.
  • Сверхурочные работы.
  • Предоставления работникам отгулов.

В любом случае, компания самостоятельно решает, какие из журналов необходимо вести.

Правильное оформление и хранение регистрационной книги

Предприятие может регистрировать все документы, но делать это в обязательном порядке не требуется. Регистрация всех бумаг занимает много времени и заставляет сотрудников бросать свои дела и заниматься рутинной работой. Лучше оформлять только бумаги, которые необходимо отслеживать в дальнейшем.

Многие организации журналы регистрации документов переводят на электронную форму. Однако бумажная остается актуальной. Особенно для тех, где нужно ставить подпись работника. Например, Журнал регистрации печатей и штампов или инструктажа на рабочем месте. В таком случае используют тетради или специальные книги, которые могут экономить время сотрудника.

Программы для ведения электронной формы

Ведение электронной формы осуществляется с помощью специальных программ:

  • Microsoft Excel. Здесь реализован минимум функций, который может потребоваться кадровику.
  • Microsoft Access. В ней есть расширенный функционал. С ее помощью легко формировать единую базу данных. Позволяет связывать журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  • Google.Drive и Яндекс.Диск. Аналогия Excel. Отличается тем, что программами можно управлять удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Ведение для больших предприятий осуществляется более серьезными системами.

В интернет-магазине Офисмаг вы можете приобрести журналы регистрации: входящих документов, проверок юридических лиц и другие книги учета для внутренней и поступающей документации.

#HEAD#
Доставка в офис возможна только для юр. лиц,
ИП и сотрудников организаций
Самовывоз возможен по договоренности по адресу:
Домодедово, мкр. Востряково, ул. Заборье, 2-Д, стр. 10
г. Серпухов, Московская обл., Московское ш., 84 #omr_32T#
г. Люберцы, Московская обл., Октябрьский пр-т, 112, ТЦ Выходной, -1 эт. #omr_52T#
Удаленный склад (срок поставки от 5 дней) #svhT#
Если выбранный товар вы будете забирать в гипермаркете
(способ получения заказа: самовывоз из магазина),
то цена на товар может отличаться от указанной на сайте.
Для того чтобы уточнить цену на этот товар в гипермаркете,
позвоните в интересующий вас магазин. Контакты
Минимальная сумма заказа — 300 рублей
Чтобы воспользоваться сервисом «В избранное», необходимо войти на сайт.