В каждой организации в процессе ведения документации появляется большое количество всевозможных журналов учета и регистрации. Все они необходимы для доказательства поступления и формирования важных документов на предприятие. Их подразделяют на несколько видов. Одни ведут ежегодно, а другие заводят на короткий срок.
Сначала рассмотрим термин. Регистрация – это вписывание документа в бумажный носитель и предоставление ему номера. Также номер предоставляется несколькими фирмами, при условии, что каждая компания присваивает свой. Обозначения можно указывать через черту. Если у документа появляется регистрационный номер, то бумага входит в документооборот. Журнал прошивают и опечатывают, а также подписывают ответственным за его ведение.
Целью ведения книг учета и регистрации являются:
Регистрировать требуется все бумаги, которые были созданы в компании или поступили извне.
Рассмотрим минимальный перечень журналов регистрации и учета, какие ведутся на предприятии. Стоит отметить, что не имеет значение размер компании, ее штат и форма собственности. Также необходимо учесть, чем больше предприятие, тем больше количество документации. Сами формы книг не утверждены, поэтому руководитель определяет их самостоятельно, исходя из своих потребностей.
В любой организации считаются основными видами журналов регистрации и учета для:
Некоторые книги можно вести, чтобы облегчить рабочий процесс. Обычно в организации ведутся журналы регистрации предложений, заявления работников, учет посетителей или закупок, а также служебных записок, связанных с кадровыми делами.
В Трудовом кодексе указано, что сотрудники должны быть предупреждены об определенных событиях вовремя. Поэтому для удобства предлагается завести картотеку.
Также можно записывать:
В любом случае, компания самостоятельно решает, какие из журналов необходимо вести.
Предприятие может регистрировать все документы, но делать это в обязательном порядке не требуется. Регистрация всех бумаг занимает много времени и заставляет сотрудников бросать свои дела и заниматься рутинной работой. Лучше оформлять только бумаги, которые необходимо отслеживать в дальнейшем.
Многие организации журналы регистрации документов переводят на электронную форму. Однако бумажная остается актуальной. Особенно для тех, где нужно ставить подпись работника. Например, Журнал регистрации печатей и штампов или инструктажа на рабочем месте. В таком случае используют тетради или специальные книги, которые могут экономить время сотрудника.
Ведение электронной формы осуществляется с помощью специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Ведение для больших предприятий осуществляется более серьезными системами.
В интернет-магазине Офисмаг вы можете приобрести журналы регистрации: входящих документов, проверок юридических лиц и другие книги учета для внутренней и поступающей документации.
г. Серпухов, Московская обл., Московское ш., 84 | #omr_32T# |
г. Люберцы, Московская обл., Октябрьский пр-т, 112, ТЦ Выходной, -1 эт. | #omr_52T# |
г. Ступино, Московская обл., пр-т Победы, д. 40 | #omr_87T# |
г. Кашира, Московская обл., ул. Ильича, д. 61, ТДЦ Кашира | #omr_101T# |
г. Люберцы, Московская обл., ул. Кирова, 2, ТЦ Пятачок, 2 эт. | #omr_105T# |
г. Серпухов, Московская обл., ул. Советская, д. 111, ТЦ Атлас | #omr_106T# |
г. Реутов, Московская обл., 2 км МКАД, 2, ТК Шоколад, 1 эт. | #omr_118T# |
Удаленный склад (срок поставки от 3 дней) | #svhT# |
г. Серпухов, Московская обл., Московское ш., 84 | #omr_32T# |
г. Люберцы, Московская обл., Октябрьский пр-т, 112, ТЦ Выходной, -1 эт. | #omr_52T# |
г. Ступино, Московская обл., пр-т Победы, д. 40 | #omr_87T# |
г. Кашира, Московская обл., ул. Ильича, д. 61, ТДЦ Кашира | #omr_101T# |
г. Люберцы, Московская обл., ул. Кирова, 2, ТЦ Пятачок, 2 эт. | #omr_105T# |
г. Серпухов, Московская обл., ул. Советская, д. 111, ТЦ Атлас | #omr_106T# |
г. Реутов, Московская обл., 2 км МКАД, 2, ТК Шоколад, 1 эт. | #omr_118T# |