Советы работодателю: нужно ли переходить на электронные трудовые книжки?

Содержание

  1. Зачем нужна электронная трудовая книжка?
  2. Как работодателю перейти на электронные трудовые книжки?
  3. Рекомендации работодателю
  4. Преимущества электронных трудовых книжек перед бумажными аналогами
  5. Недостатки электронных трудовых книжек

Принятие закона об электронных трудовых книжках было осуществлено в рамках национальной программы «Цифровая экономика». С 1 января 2020 года у сотрудников есть возможность отказаться от ведения бумажных книжек.

Чем обусловлены изменения в трудовом законодательстве и как работодателю реорганизовать кадровую отчетность в своей компании? Читайте в этом материале.

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

Цифровая трудовая – это новая версия привычного документа, с помощью которого ведется учет трудовой деятельности сотрудника. В ней также будут фиксироваться сведения о смене места работы, переводах на новую должность, увольнениях и их причины. 

Хранение данных в едином электронном пространстве упростит кадровый учет и защитит сведения от утраты. Это важно, поскольку на основании записей в трудовой формируются пенсионные накопления.

Многих волнует вопрос, обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки?

Сотрудник по желанию может сохранить бумажную трудовую. Для этого ему надо сообщить об этом своему работодателю и написать заявление до начала следующего года. Исключения составляют люди, которые начнут свой профессиональный путь в 2021 году, – для них переход на ЭТК обязателен.

Когда введут электронные трудовые книжки? Эти изменения будут вводиться постепенно в течение 2020 года. Работодатели и сотрудники успеют подготовиться.

Как работодателю перейти на электронные трудовые книжки?

Руководители станут по-другому отправлять отчет в Пенсионный фонд России. Кроме того, сотруднику станет проще получить сведения о трудовой деятельности. Он должен зарегистрироваться на сайте ПФР или на портале Госуслуг.

Для работодателей важно представлять, как выглядит электронная трудовая книжка в России, и требуется ли для нее дополнительное программное обеспечение. ЭТК представляет собой учетную запись в информационной системе Пенсионного фонда. Поэтому вся цифровая нагрузка снимается с работодателя. Его основной обязанностью станет своевременное уведомление ПФР об изменениях трудового статуса сотрудника.

Что должен сделать работодатель в течение 2020 года, чтобы организовать переход на электронные трудовые книжки в соответствии с законодательством РФ:

  • сообщить всем работникам в организации об изменениях в трудовом законодательстве;
  • дать сотрудникам возможность выбора между электронной и бумажной версией трудовой книжки;
  • подготовить технические возможности для передачи данных в ПФР.

Переход на ЭТК является добровольным, но в случае согласия каждому сотруднику необходимо предоставить работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку в течение 2020 года.

Рекомендации работодателю

Неважно, какой численности штат вашей компании, введение новой формы кадрового учета должно происходить организованно. Работодателям потребуется проверить документы компании (устав, трудовые договора и другие). При необходимости внести в них изменения, связанные с изменениями в законодательстве. А также разослать сотрудникам письменное уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.

Программного обеспечения не потребуется, но возможно нужно технически модернизировать имеющиеся сервисы отчетности. Так например есть онлайн-сервисы бухучета, которые помогают рассчитывать зарплату, отпускные и отправляют автоматически сформированный отчет в ПФР, ФНС, ФСС.

Сейчас существуют два основных проекта отчетных форм – СЗИ-ТД (справка о трудовой деятельности работника, выдается по запросу или при увольнении) и СЗВ-ТД (сведения для ПФР). Последний отчет важно подавать в Пенсионный фонд не позднее 15 числа каждого месяца.

Преимущества электронных трудовых книжек перед бумажными аналогами

Какими плюсами обладает новая система учета трудовой деятельности? Цифровая трансформация кадрового учета предполагает следующие преимущества:

  • возможность удаленного трудоустройства;
  • простой способ предоставления информации о трудовом стаже в государственные службы;
  • удаленное оформление пенсии;
  • оперативное обновление сведений в трудовой книжке;
  • снижение ошибок в ведении отчетности.

Недостатки электронных трудовых книжек

Несмотря на очевидные преимущества трудовая книжка в электронном виде имеет и минусы. В первую очередь, встает вопрос о защите баз данных. ПФР заявил, что их информационные системы соответствуют всем требованиям законодательства в сфере защиты персональных данных. 

Утечка или кража сведений

Тем не менее, от утечки данных или взлома не застрахована ни одна система. Электронное пространство также несовершенно для длительного хранения сведений.

Если часть сотрудников предпочтет сохранить бумажные аналоги, работодателю придется подавать отчетность в ПФР для электронных и параллельно вести бумажные. Это удвоит нагрузку на кадровый отдел.

Полная утрата записей

Кроме кражи данных, возможна их полная утрата. Восстановление сведений займет длительное время. На серверах может возникнуть ошибка или атака вируса и сведения о трудовом стаже человека пропадут, что повлияет на размер пенсии или в целом на ее выплату.

Нет переноса данных с бумажной в электронную учетную запись

При переходе на ЭТК работодатель возвращает сотруднику бумажную трудовую и больше не несет ответственности за ее заполнение и сохранность уже имеющихся записей. Таким образом, человеку нужно сохранить два документа.

Бумажные трудовые книжки еще долго не выйдут из обихода. Работникам, которые захотят сохранить бумажные трудовые, со временем потребуется обновлять вкладыши в документе. В интернет-магазине «Офисмаг» вы можете приобрести бумажные трудовые книжки, вкладыши к ним и другие официальные бланки.

  • Бланк документа «Трудовая книжка», 88×125 мм, Гознак
    Хит продаж
    Код 121229
    • Вид бланка: трудовая книжка.
    • Материал обложки: бумвинил.
    • Тип обложки: мягкая.
    • Ориентация: вертикальная.
    • Тип скрепления: сшивка.
    • Внутренний блок: офсетная бумага.
    327,47 руб.
    Наличие на складе:
    На складе 1041 шт.
    Под заказ от 5 д. +1170 шт.
    Нужно больше?
    Под заказ со склада производителя от 25 шт.
    Срок поставки сообщит оператор
    Наличие в магазинах
    Мин. партия: 1.
    В упаковке: 25
    Больше Меньше В корзину
    • СравнитьУбрать
    • В избранное
  • Бланк документа «Вкладыш в трудовую книжку», 88×125 мм, Гознак
    Хит продаж
    Код 120187
    • Вид бланка: вкладыш в трудовую книжку.
    • Материал обложки: бумага обложечная.
    • Тип обложки: мягкая.
    • Ориентация: вертикальная.
    • Тип скрепления: сшивка.
    • Внутренний блок: офсетная бумага.
    244,80 руб.
    Наличие на складе:
    На складе 1496 шт.
    Под заказ от 5 д. +195 шт.
    Нужно больше?
    Под заказ со склада производителя от 25 шт.
    Срок поставки сообщит оператор
    Наличие в магазинах
    Мин. партия: 1.
    В упаковке: 25
    Больше Меньше В корзину
    • СравнитьУбрать
    • В избранное
  • Книга Приходно-расходная по учету бланков трудовой книжки, 32 л., сшивка, плобма, обложка ПВХ
    Код 130207
    • Назначение: книга приходно-расходная по учету бланков трудовой книжки.
    • Формат: А4.
    • Ориентация: вертикальная.
    • Обложка: немелованный картон.
    • Плотность обложки: 280 г/м2.
    • Количество листов: 32.
    371,72 руб.
    При покупке от 4 шт.
    Наличие на складе:
    На складе 35 шт.
    Под заказ от 5 д. +192 шт.
    Наличие в магазинах
    Мин. партия: 1.
    В упаковке: 4
    От 1 шт.
    -0%
    391,28 руб.
    От 4 шт.
    -5%
    371,72 руб.
    Больше Меньше В корзину
    • СравнитьУбрать
    • В избранное
  • Бланк документа «Пропуск», 65×98 мм, STAFF, 129143
    Код 129143
    • Вид бланка: пропуск.
    • Материал обложки: бумвинил.
    • Тип обложки: твердая.
    • Ориентация: горизонтальная.
    • Тип скрепления: нет.
    • Внутренний блок: офсетная бумага.
    18,90 руб.
    При покупке от 20 шт.
    Наличие на складе:
    На складе 1942 шт.
    Под заказ от 5 д. +44400 шт.
    Нужно больше?
    Под заказ со склада производителя от 50 шт.
    Срок поставки сообщит оператор
    Наличие в магазинах
    Мин. партия: 5.
    В упаковке: 500
    От 5 шт.
    -0%
    31,50 руб.
    От 20 шт.
    -40%
    18,90 руб.
    Больше Меньше В корзину
    • СравнитьУбрать
    • В избранное
  • Бланк документа «Удостоверение», твердая обложка, 65×98 мм, 121621
    Код 121621
    • Вид бланка: удостоверение.
    • Материал обложки: бумвинил.
    • Тип обложки: твердая.
    • Ориентация: горизонтальная.
    • Тип скрепления: скрепка.
    • Внутренний блок: офсетная бумага.
    58,98 руб.
    Наличие на складе:
    На складе 794 шт.
    Под заказ от 5 д. +12250 шт.
    Нужно больше?
    Под заказ со склада производителя от 50 шт.
    Срок поставки сообщит оператор
    Наличие в магазинах
    Мин. партия: 1.
    В упаковке: 200
    Больше Меньше В корзину
    • СравнитьУбрать
    • В избранное
  • Бланк документа «Удостоверение (Герб России)», обложка с поролоном, красный, 66×100 мм, 123616
    Код 123616
    • Вид бланка: удостоверение.
    • Материал обложки: бумвинил.
    • Тип обложки: мягкая.
    • Ориентация: горизонтальная.
    • Тип скрепления: скрепка.
    • Внутренний блок: офсетная бумага.
    66,29 руб.
    Наличие на складе:
    На складе 434 шт.
    Под заказ от 5 д. +8620 шт.
    Нужно больше?
    Под заказ со склада производителя от 20 шт.
    Срок поставки сообщит оператор
    Наличие в магазинах
    Мин. партия: 10.
    В упаковке: 10
    Шаг заказа: 10
    Больше Меньше В корзину
    • СравнитьУбрать
    • В избранное
  • Бланк документа «Удостоверение» (жесткое), «Герб России», красный, 66×100 мм, STAFF, 129138
    Код 129138
    • Вид бланка: удостоверение.
    • Материал обложки: бумвинил.
    • Тип обложки: твердая.
    • Ориентация: горизонтальная.
    • Тип скрепления: нет.
    • Внутренний блок: офсетная бумага.
    18,90 руб.
    При покупке от 20 шт.
    Наличие на складе:
    На складе 1895 шт.
    Под заказ от 5 д. +42200 шт.
    Нужно больше?
    Под заказ со склада производителя от 50 шт.
    Срок поставки сообщит оператор
    Наличие в магазинах
    Мин. партия: 5.
    В упаковке: 500
    От 5 шт.
    -0%
    31,50 руб.
    От 20 шт.
    -40%
    18,90 руб.
    Больше Меньше В корзину
    • СравнитьУбрать
    • В избранное
#HEAD#
Доставка в офис возможна только для юр. лиц,
ИП и сотрудников организаций
Самовывоз возможен по договоренности по адресу:
Домодедово, мкр. Востряково, ул. Заборье, 2-Д, стр. 10
г. Серпухов, Московская обл., Московское ш., 84 #omr_32T#
г. Люберцы, Московская обл., Октябрьский пр-т, 112, ТЦ Выходной, -1 эт. #omr_52T#
Удаленный склад (срок поставки от 5 дней) #svhT#
Если выбранный товар вы будете забирать в гипермаркете
(способ получения заказа: самовывоз из магазина),
то цена на товар может отличаться от указанной на сайте.
Для того чтобы уточнить цену на этот товар в гипермаркете,
позвоните в интересующий вас магазин. Контакты
Минимальная сумма заказа — 300 рублей
Чтобы воспользоваться сервисом «В избранное», необходимо войти на сайт.